Google, Microsoft, Siemens, Swift… les exemples d’entreprises qui ont complètement repensé leur espace de travail sont nombreux. Au-delà de l’effet de mode, le space planning répond également à une préoccupation plus fondamentale : notre lieu de travail doit s’adapter aux évolutions de nos habitudes professionnelles.
Ces dernières années, les habitudes de travail ont considérablement évolué, en écho aux profondes mutations qui frappent nos sociétés. L’accessibilité du lieu de travail, l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle, l’informatisation généralisée de nombreuses tâches figurent parmi les préoccupations les plus importantes des travailleurs. En parallèle sont apparues de nouvelles pathologies purement liées aux modes de travail : le burn-out (l’épuisement lié à un surmenage professionnel) et, à l’autre extrême, le bore-out (une forme aiguë de ras-le-bol qui traduit un ennui professionnel profond).
On évoque d’ailleurs le concept de « NWOW » pour qualifier ces « new ways of working », autrement dit les réponses que les employeurs développent pour soigner l’épanouissement et le bien-être de leurs collaborateurs : le travail à temps partiel, le télé-travail, les bureaux partagés, etc. Sur ces questions vient en outre se greffer une autre préoccupation des employeurs : le prix des bureaux au mètre carré.
Repenser l’espace de travail
« On doit pouvoir concevoir les bureaux comme un véritable outil de gestion au service de la stratégie de l’entreprise, explique Thomas Loward, Workplace Consultant et Partner chez DPM Global. Les métiers sont de plus en plus spécialisés, ce qui implique un besoin croissant pour des espaces collaboratifs où chacun peut faire profiter ses collègues de son expertise afin de mener à bien les différents projets. Il n’est plus rare aujourd’hui de voir des entreprises où les espaces collaboratifs représentent plus de 30 % de la surface de travail totale. »
Les apports du space planning se concrétisent donc par la diversification des espaces proposés, chacun répondant à une fonction bien spécifique : des bureaux propices à la concentration, des lieux de réunion pour stimuler les échanges, des coins dédiés à la détente et aux rencontres informelles, des espaces vitrés, d’autres fermés, etc. Ainsi, « le lieu de travail s’inspire de plus en plus de notre lieu de vie, où chaque pièce joue son propre rôle », ajoute Guillaume Decock, gérant de Berhin, une société qui vend du mobilier depuis 90 ans et qui offre également des services de space planning à ses clients professionnels.
Une question de culture
Élément central de toute politique de space planning : la culture d’entreprise. Il ne suffit pas de réaménager les bureaux pour améliorer le bien-être au travail… et donc les performances. Il convient aussi d’analyser en profondeur les besoins de chacun : certaines tâches demandent plus de concentration, d’autres requièrent au contraire des débats d’idées. De même, certains managers laissent toujours la porte de leur bureau ouverte, là où d’autres préfèrent maintenir une certaine distance vis-à-vis de leurs collaborateurs.
Les personnalités doivent aussi être prises en compte. « L’open space n’est pas la panacée, poursuit Guillaume Decock. Beaucoup de gens sont encore très attachés à leur petit espace privé, avec la photo de leurs enfants à côté de l’écran. Ces profils-là sont très réticents au changement. »
« L’élément central dans la réussite d’un projet de réaménagement de l’espace de travail repose sur la capacité du middle management à insuffler cette culture du changement, enchérit Thomas Loward. L’espace de travail reflète en effet la culture de l’entreprise. Par exemple, si les managers se réservent les bureaux périphériques et captent toute la lumière naturelle pour ne laisser aux niveaux hiérarchiques inférieurs que l’éclairage artificiel, c’est un choix qui en dit long sur le style de leadership. »
La diversification des espaces de travail, si elle correctement réfléchie et si elle s’appuie sur une analyse approfondie de la culture d’entreprise, peut toutefois donner des résultats étonnants. « Un projet de space planning réussi aboutit à une situation où, malgré la réduction de l’espace accordé à chaque travailleur, celui-ci finit par se sentir plus libre et plus performant », conclut Guillaume Decock.
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